Dünyadaki salgın nedeniyle uzaktan çalışma sistemine geçişle birlikte online toplantılar ve video konferans uygulamaları iş hayatının önemli bir parçası oldu. Virüs öncesinde bir araya gelerek gerçekleştirilen görüşme ve toplantıların birçoğu artık online toplantı yoluyla gerçekleştirilmekte. Toplantıların yanı sıra ekip çalışmaları için de video konferans sistemi kullanımı artmakta. Peki, online toplantı yaparken nelere dikkat etmek gerekir? Bugünkü yazımızda, online toplantıda dikkat etmeniz gerekenler hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız.
Online toplantıya iyi hazırlanmak en dikkat edilmesi gereken noktadır. Toplantı yapmadan önce kendinizi ve toplantı esnasında kullanacağınız ekipmanı iyi hazırlamalısınız. Toplantının amacını, konusunu, toplantıdan beklentilerinizi ve elde etmek istediğiniz sonuçları mutlaka iyi bir şekilde düşünmelisiniz. Toplantıya katılan kişi sayısı arttıkça, yapılan görüşmelerin hedeften sapma miktarı da doğru orantı ile artar bu nedenle sizler için bir zaman kaybı söz konusu olabilir. Toplantıya kendinizi iyi bir şekilde hazırlarsanız, bu gibi durumları kolayca fark edebilirsiniz ve toplantının amacına uygun şekilde gerçekleşmesi için gerekli çözümler üretebilirsiniz.
Eğer online bir toplantıya veya iş görüşmesine katılacaksınız, yatar ya da uzanır pozisyonda bir görüntü vermemeli, oturur pozisyonu tercih etmelisiniz. Toplantınıza evinizden dahi katılsanız bir ofis mobilyasına sahip olmanız toplantıda çok daha şık görünecektir. Ofis mobilyaları açıları nedeniyle toplantı yapmaya çok uygun mobilyalardır. Ofis mobilyaları, bilgisayarınız ve kameranızın doğru açısı için iyi bir seçim olacaktır. Toplantı başlamadan önce kamera lensine göz hizasında oturun ve kendinizi orta kısmı gösterecek şekilde konumlandırmaya çalışın.
Online toplantı için gerekli niteliklere sahip olmayan bir mikrofon veya kamera kullanırsanız, sizin için olduğu kadar diğer katılımcılar için de hoş olmayan durumlara yol açabilirsiniz. Bunun gibi olumsuz durumları önlemek için gerekli kontrolleri mutlaka önceden sağlamalısınız. Toplantıya diğer kişiler katılmadan önce kulaklığınız, mikrofonunuz ve kameranızın iyi şekilde çalıştığından emin olmalısınız. Toplantıya katılmak için mobil cihaz kullanıyorsanız şarjınızı mutlaka kontrol etmeli, gerekiyorsa toplantı başlamadan önce cihazınızı şarj etmelisiniz. Mobil cihazınızı şarj ederken toplantılara girmekten kaçınmalısınız.
Online toplantılarda başka bir katılımcıyla konuşurken sık karşılaşılan bir hata da kamera yerine video akışına bakmaktır. Ekranı izlemek yapılması gereken doğru bir şey gibi görünüyor olsa dahi toplantıya dikkat etmediğiniz algısını yaratabilir ve bu eylem karşı tarafa daha az profesyonel görünmenize neden olabilir. Online toplantı esnasında kamera merceğine bakmak, kişinin gözlerine bakmaya eş değerdir.
